מערכת עצבים דיגיטלית ליקב

27/11/2010
מאת: ישראל פרקר
איך מנהלים יקב בוטיק ויודעים אם מרוויחים או מפסידים? חשוב לדעת!
המשך »

מערכת עצבים דיגיטלית ליקב

 
 
 מאת: ישראל פרקר


יינן ואיש היי-טק עם תוכנה חדשה

מהרהוריו של בעל יקב בוטיק:
"כבר 7 בצירים אני מייצר יין. מה שהחל כתחביב של 3 חביות הפך ל30. הוצאה על שנת בציר כזו ביקב איכותי היא עשרות אלפי שקלים ולעיתים הרבה יותר. קשה לתעד ולעקוב אחרי התעבורה הכספית החוצה ופנימה לאור העובדה שבכל רגע נתון אתה מוכר שנת בציר אחת ומשלם למעשה על 3: זו שנמכרת, זו שבחביות וזו שהרגע נבצרה. העובדה שההון חוזר אחרי 2-3 שנים מסבכת את התמונה במימד הזמן. שנת בציר אחת על הוצאותיה והכנסותיה מתערבבת בשנייה, והתמונה והתכנון הפיננסי מיטשטשים לחלוטין. התחלתי לשאול את עצמי האם אני מתפרנס מהעסק או מממן אותו. נאלצתי להודות שאין לי תמונת מצב עסקית. שאלות רבות נותרו ללא יכולת לתת להן תשובה ממוסמכת, כמו: כמה באמת עולה לי לייצר בקבוק? מה חלקן של הוצאות השיווק בעלות לבקבוק? כמה בקבוקי טעימות/חינם/למשפחה/לשפים נתתי החודש או השנה וכמה המתנות האלה באמת עלו לי? כמה הרווחתי בסיכום כולל משנת בציר ספציפית? כל הזרם הזה של אירועים התנקז לשאלת השאלות: האם העסק הזה – היקב שלי – בכלל מרוויח?"

יותם בן צבי הוא בעלים של יקב קטן, עין תאנה מרמת הגולן. יותם שחש חוסר יכולת לקבל תמונה בהירה על העסק, חבר למהנדס תוכנה, קרוב משפחה, ובעזרתו פיתח כלי לניהול יקבי בוטיק, "וויןסופט" ( או ווין מנג'ר")
"במשך השנים נברתי ונאבקתי בסבך ניירת, כי אני לא חזק במחשבים. בספרו "עסקים במהירות המחשבה- מערכת העצבים הדיגיטלית שלך", מספר ביל גייטס שהוא הצליח להוריד בכל מייקרוסופט את מספר הטפסים המודפסים על נייר לשבע. ה-כ-ל על המחשב. ניירת זה בלאגן, זה תופס מקום, כשאתה צריך למצוא נתון זה כמו לחפש מחט בערמת שחת."

מה הבעיה לעבוד עם אקסל כו שעושים אחרים? התעניינתי בפליאה
יותם: "אקסל לא מתאימה לדעתי לניהול יקב. חיפשתי את הפיתרון השלם, שירכז את כל הצרכים בתוכנה אחת. מהוצאות והכנסות, אאוטלוק עם יומן אירועים ולוח שנה רק לצרכי היין, דרך רשימות אנשי קשר ומשימות שיווק עד לספר טלפונים אלקטרוני. שום מידע שקשור ליין לא משוטט בתיקיות ברחבי המחשב. הכל בתכנה. וברגע שהמידע בתכנה הוא לעיס לעיבוד נתונים וזמין לשליפה על ידי מנוע החיפוש שלה. למשל בכמה מכרת למסעדה מסוימת לפני שלוש שנים והאם הוצאת לה תעודת משלוח. או כמה עלו לך הפקקים ב 2005 ובאיזה טמפרטורה התססת את הסירה השנה ומה היה הפי אייץ של הקברנה."

אבל הכל התחיל מהבסיס- הוצאות והכנסות כל השאר זה קוסמטיקה. אתה לא חושב?
יותם: "הגעתי למסקנה שכדי להבין את העלות האמיתי ללא עיגולי פינות עלי לרשום כל נתון: כל קניה, כל חשבונית, כל בקבוק חינם אפילו אם הוא לצריכה עצמית. הקפצתי למסעדה ארגז? רשמתי 50 ₪ הוצאות נסיעה. (אנחנו ממוקמים בגולן) זו הדרך היחידה לדעת מה באמת הן ההוצאות של היקב"

ומה גילית אחרי שהתחלת לתעד את הדברים?
יותם: הייתי בהלם מההפרש בין ההערכות שלי למציאות כפי שהוצגה בפני על המסך! גיליתי, למשל, שעם כל ההשקות, הטעימות לשפים ובקבוקי החינם, במהלך מספר חודשים היקב הוציא 20% מהבקבוקים למעשה בחינם! ללא תמורה.
אלו הוצאות עלות של אלפי שקלים, בתקופה שייצרתי בסך הכל 4,000 בק' בשנה זו הייתה קטסטרופה. מיד שיניתי מדיניות וחתכתי את החגיגה. לא היה לי סיכוי להגיע לתובנה הזאת אם לא הייתי מקפיד להזין כל נתון. גיליתי שאם עלות בקבוק ביקב איכותי שלנו היא 35 ₪, רק כיסוי העלות של בקבוקי הטעימות מעלה את מחירי העלות של אלו שכן נמכרים ל 40 ₪ .
ועוד דוגמה: בחודש מסוים מכרנו יין ב 16 אלף ₪ ולמעשה הרווחנו רק 1500 ₪. בחודש עוקב מכרנו ב 30% פחות והרווחנו כפליים. התובנות האלו מגיעות בזמן אמיתי, מהחישובים האוטומטיים שמבצעת התוכנה. אנחנו מפתחים אותה ביחד במשך 6 חודשים ומבחינתי הייתי עד אז איש המערות. נדהמתי לראות יקבים אחרים ואולי גם שלי, מושקעים בהון, זמן ותשומת לב, מגלגלים עשרות ומאות אלפי ₪ ולא מרוויחים כלום, וגרוע מזה לא מתקרבים אפילו להבין את זה.

חבר אחד שהצעתי לו לנסות את התוכנה ענה לי : עזוב אותי, אני לא רוצה לדעת כמה אני מפסיד…"

עד עכשיו לא הבנתי איך בנויה התוכנה שלכם. אתה מוכן להסביר יותר.
יותם: "הבסיס הוא דף הוצאות ודף הכנסות. כל בקבוק שנמכר נרשם- ע"פ בורר חצי אוטומטי. סוג, שנת בציר, מחיר ולקוח, והאם הסחורה נמסרה בתעודת משלוח או עם חשבונית. יש אפילו שדה לברטר. המחיר הממוצע לבקבוק מחושב ובלחיצת כפתור אתה יודע בדיוק כמה בקבוקי חינם נתת, כמה לתשלום, מה המחיר הממוצע שהשגת ומה הפרש הרווח שנותר לך אחרי הוצאות הבקבוק המחושבות מראש, ובחיתוך הנידרש:
לדוגמה:
סך מכירות יין ביולי 2009. סך מכירות הויונייה בכל השנה החולפת. מה הסכום שחייבים לי מאוקטובר. האם הסחורה ניתנה בתעודת משלוח או בחשבונית, מה מספרה והאם החשבון שולם. רשימת תאריכי האספקה למסעדה מסוימת. עם סיום מכירת שנת בציר ניתן ללמוד בשני קליקים כמה בדיוק היא הכניסה."
הוצאות- כל הוצאה נרשמת תחת קטגוריה נבררת: בקבוקים, פקקים, שיווק, פרסום, ציוד ייננות, חביות וכו'. התכנה מפלחת את ההוצאות וכך אתה יודע כמה אחוז מהכלל השקעת הכל דבר. למשל, אצלי הוצאות הדלק לשיווק הן מן ההוצאות הגבוהות, גיליתי זאת בדו"חות וכבר מצאתי פיתרון יצירתי להוריד אותן.

למען האמת זה ניראה לי לא כל כך פשוט לנהל תוכנה כזו. אמרתי את דעתי ליותם.
יותם: "התכנה נבנתה במיוחד עבורי ובהנחייתי מתוך הנחה שאני פלגמט מחשבים גמור. אין חיתוך מידע בתוכנה הזו שלוקח יותר משלושה קליקים בעכבר. גם אוטיסט יסתדר איתה. אני מאמין בפתגם " מה שלא פשוט- פשוט לא עובד" ולכן עם כל הדקדקנות המסך מאד פשוט וידידותי.
בכל חיתוך מידע שביצעתי, הופתעתי מהפער בין מה שחשבתי שאני מוציא, לבין כמה שהדברים עלו באמת. כשאתה עושה משהו באהבה, ויין זה אהבה, הפסיכולוגיה מדחיקה ומערפלת את
המציאות.

פה הכל רשום, אי אפשר לברוח מהמספרים. אמר ביל גייטס "חדשות רעות צריכות להגיע מהר". כשמשהו לא עובד כלכלית אני מתקן מיד ועל המקום, אני בודק את מצב המכירות מול היעדים באופן רציף ולא מחכה לסוף שנה כדי לגלות האם היקב הרוויח או הפסיד.
מעבר לבסיס התזרימי הרחבנו לאט את השירותים של התכנה, למשל קשרי לקוחות: יש רשימה מסודרת של מסעדות ואנשי קשר, עם מצב סטטוס עדכני ותזכורות לייעול השיווק. מסעדה שמחליפה תפריט בסוף נובמבר. (תציעו לי בסוף החודש…) התאריך מוזן לתוכנה ובהגיע היום מהבהב באדום ומזכיר לך לבוא ולהציע שוב , אחרי שכבר מזמן שכחת מהלקוח הזה.
בעל יקב קטן הוא בעצם פיצול אישיות משולש של יינן משווק ומנכ"ל . היינן רוצה לייצר את הכי טוב ולא משנה המחיר, המשווק רוצה מקסימום מכירות גם הם ברמת רווחיות נמוכה והמנכ"ל אחראי שכל העסק הזה יהיה כלכלי
בחודש מסוים ביצענו עסקאות סיטונאיות גדולות, איש השיווק שבי היה מרוצה מאד מעצמו אך בבדיקה החודשית גיליתי שהרווחתי בממוצע 3 שקלים לבקבוק!"

"פיתחנו כלי טוב לניהול יקבי בוטיק וחשוב לי לשתף בו אחרים. אני מחפש יקבים שיסכימו לנסות את התכנה למספר חודשים על מנת שנוכל לקבל תגובות מהשטח ולשפר את הכלי יותר."
 
לפרטים נוספים :

יותם 050-8217554
noabenzvi77@gmail.com

תגובות

תגובות

נושאים נוספים:

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *